Nếu bạn đang mong muốn đầu tư mới hay chuyển sang hệ thống tổng đài cho doanh nghiệp SMEs, có lẽ bạn đã nghiên cứu và tìm hiểu một lượng thông tin đủ nhiều để cân nhắc đến các tính năng và lợi ích của hệ thống điện thoại VoIP. Cũng như việc lựa chọn điện thoại bàn IP và tổng đài IP phù hợp cho nhu cầu kinh doanh cụ thể cho doanh nghiệp của mình.
Trong bài viết dưới đây, bạn sẽ nắm được những kiến thức cơ bản và lợi ích khi sử dụng hệ thống tổng đài thông minh cho doanh nghiệp.
1. Hệ thống tổng đài doanh nghiệp là gì?
Hệ thống tổng điện thoại giao thức thoại (VoIP) thông qua internet để gọi đi và nhận cuộc gọi điện thoại. Sau khi hệ thống của bạn được vận hành cùng tổng đài IP, điện thoại IP, bạn có thể thực hiện và nhận cuộc gọi doanh nghiệp đa kênh thông minh.
Các thiết bị bạn thiết lập có thể tùy chỉnh các tính năng, chẳng hạn như tạo thông báo chào mừng của lễ tân ảo, cấu hình tài khoản SIP, thêm/xoá người dùng mới, ghi lại lịch sử cuộc gọi,..
Nói một cách dễ hiểu, thì sự khác biệt đáng kể nhất giữa điện thoại tổng đài hiện đại và điện thoại cố định đến từ công nghệ. Điện thoại cố định Analog không thay đổi nhiều và kết nối với nhau trên hạ tầng dây cáp đồng và trao đổi phần cứng.
Ngày nay, công nghệ điện thoại cố định gặp phải nhiều hạn chế, chỉ cho phép nhân viên thực hiện chức năng nghe gọi cơ bản. Doanh nghiệp vì thế mà mong muốn có hệ thống tổng đài cho doanh nghiệp hiện đại và thông minh hơn chẳng hạn như OMICall.
2. Cách vận hành hệ thống tổng đài cho doanh nghiệp SMEs
Hệ thống tổng đài cho doanh nghiệp VoIP (còn được gọi là điện thoại Internet và điện thoại IP) hoạt động bằng cách mã hoá của bạn thành dữ liệu (được gọi là gói dữ liệu). Nếu bạn đã sử dụng các ứng dụng thông minh như Skype, Zalo hoặc Zoom để trò chuyện với bạn bè cho mục đích là cá nhân hay công việc, thì bạn chính là đã sử dụng VoIP.
Cuộc gọi tổng đài doanh nghiệp có thể được thực hiện ngay trên thiết bị smart phone của bạn (4G, Wifi) hoặc qua máy tính và sử dụng phần mềm ứng dụng. Khi bạn bắt đầu cuộc gọi đi, nhà cung cấp dịch vụ VoIP định tuyến các gói dữ liệu thoại giữa bạn và người gọi khác, tất cả chỉ trong vài giây.
>> Có thể bạn quan tâm: 19 tính năng cần phải biết của tổng đài cho doanh nghiệp
3. Hệ thống tổng đài tối đa giao tiếp kinh doanh
VoIP là một công nghệ mới, tuy nhiên bạn chỉ cần biết tới vài thiết bị chính cần thiết để tạo nên một hệ thống tổng đài cho doanh nghiệp vừa dùng để gọi nội bộ và liên lạc với khách hàng.
Khi doanh nghiệp SEMs phát triển, việc thiết lập một hệ thống điện thoại phù hợp với yêu cầu công nghệ của khách hàng là rất quan trọng. Điều đó ảnh hưởng đến nhận thức và sự tin tưởng của họ về thương hiệu của bạn. Ngoài ra, tổng đài điện thoại VoIP dành cho SMEs được hỗ trợ các tính năng mạnh mẽ, với mong muốn giúp doanh nghiệp của bạn xây dựng được ấn tượng lớn. Các tính năng chính bao gồm:
- Tích hợp ghi âm cuộc gọi
- Gọi tự động, nhận nhiều cuộc gọi cùng lúc.
- Định tuyến cuộc gọi
- Phân chia cuộc gọi
- Chuyển hướng cuộc gọi qua số di động
- Tự xây dựng kịch bản chăm sóc
- Tích hợp sẵn SMS Marketing sau khi gọi
- Gắn Tag/note cho KH sau khi gọi
- CRM tổng đài thu nhỏ
Với thời đại phát triển công nghệ mới, việc sử dụng điện thoại cố định truyền thống của cá nhân, hộ gia đình hay các doanh nghiệp liên tục giảm dần và khả năng cao hạ tầng điện thoại Analog sẽ ngừng hoạt động hẳn trong thời gian tới.
4. Tối ưu thiết lập hệ thống tổng đài điện thoại cho doanh nghiệp của bạn.
Việc xây dựng hệ thống tổng đài điện thoại cho doanh nghiệp SMEs đơn giản và chỉ mất vài phút. Điều này giúp tối ưu hoá tính ứng dụng và thiết bị phần cứng điện thoại văn phòng.
Trong trường hợp cần update hay bảo trì hệ thống, bạn vẫn có thể tiếp tục sử dụng thiết bị điện thoại bàn analog hoặc điện thoại bàn kỹ thuật số hiện có của mình thông qua các module phần cứng tương thích.
Nếu có điều kiện kinh tế tốt, doanh nghiệp có thể trang bị thêm thiết bị điện thoại IP để nâng cao trải nghiệm sử dụng. OMICall là một địa chỉ cung cấp dịch vụ tổng đài uy tín, tận tâm cùng đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp 24/7 sẽ giúp doanh nghiệp của bạn chuyển đổi số một cách nhanh nhất.
>> Có thể bạn quan tâm: Sử dụng giải pháp tổng đài VoIP doanh nghiệp nhận được gì?
5. Điểm nổi bật của tổng đài cho doanh nghiệp
Khi hệ thống tổng đài điện thoại cho doanh nghiệp mới của bạn được thiết lập, bạn có thể “tận hưởng” những lợi ích đi kèm nổi bật như:
- Tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu
- Không cần mua thêm tổng đài vật lý.
- Tính ổn định cao, chất lượng cuộc gọi cực tốt
- Thiết lập nhanh, chỉ 30 phút.
- Tăng 98% tỷ lệ nhận cuộc gọi
- Thời gian kết nối dưới 5s
- Tăng tỉ lệ bắt máy
- Tăng tỉ lệ chốt sale
- Đánh giá chất lượng CSKH
- Quản lý nhân viên / khách hàng
- Tối ưu dòng đời khách hàng
Theo khảo sát, hầu hết nhiều khách hàng cho rằng ấn tượng về doanh nghiệp của bạn thường phụ thuộc vào sự tương tác qua điện thoại lần đầu của họ. Cho dù doanh nghiệp của bạn có 3 nhân viên hay ba trăm nhân viên, doanh nghiệp của bạn sẽ trở nên chuyên nghiệp, tối ưu hoá hơn rất nhiều với việc thiết lập hệ thống tổng đài cho doanh nghiệp.
ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ TỔNG ĐÀI ẢO MIỄN PHÍ 14 NGÀY TẠI ĐÂY
Mọi chi tiết xin liên hệ:
- Website: Dịch Vụ Tổng Đài Ảo VoIP Thông Minh – OMICall
- Hotline: 0899 90 98 68 – 0287 1010 898
- Trụ sở chính: 140 – 142 Đường số 2, Vạn Phúc City, Hiệp Bình Phước, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh
- Chi nhánh tại Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng)
- Chi Nhánh tại Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh
OMICall – Một sản phẩm của Công Ty TNHH Công Nghệ ViHAT
